Ett avtal är en text som en medlem måste läsa och godkänna — en uppförandekod, ett medgivande om bildrättigheter, en hälsodeklaration — kopplad till ett anmälningsformulär så att godkännandet registreras tillsammans med anmälan. Avtal är inte juridiska kontrakt; de är ett strukturerat sätt att samla in samtycke och bevara ett underlag för det, så låt din egen juridiska rådgivare läsa formuleringen om det spelar roll där ni verkar.
Så fungerar det
Tre regler är värda att känna till innan du bygger något.
Ett avtal har två namn. Internt namn är bara för era administratörer — "This name is only for internal use in your organization" — och Titel är det medlemmen ser.
När någon har signerat låses texten. Efter den första signaturen blir Titel och Innehåll skrivskyddade, så att signerade kopior fortsätter säga det som faktiskt godkändes. Internt namn går fortfarande att ändra. Behöver formuleringen ändras: duplicera avtalet och koppla det nya i stället.
Om samtycket är obligatoriskt avgörs per formulär, inte per avtal. Samma avtal kan vara obligatoriskt i en anmälan och frivilligt i en annan. Den inställningen sitter på formuläret, inte här.
Skapa ett avtal
Gå till Inställningar > Avtal.
Klicka på Skapa ny.
Fyll i Internt namn, Titel och Innehåll. Alla tre är obligatoriska.
Klicka på Skapa.
För att återanvända ett avtal med ändrad formulering: öppna radens meny och välj Duplicera. Kopian öppnas förifylld, med "(copy)" efter det interna namnet och ingenting låst. Rubriken på den dialogen visas som Dubbelt avtal.
Koppla ett avtal till ett anmälningsformulär
Avtal gör ingenting förrän ett formulär använder ett.
Öppna det anmälningsformulär du vill ändra.
Hitta avsnittet Avtal — "Add agreements to your registration".
Klicka på Lägg till avtal och välj ett eller flera. Det finns ingen gräns.
Varje avtal på formuläret visar antingen Samtycke krävs eller Samtycke ej obligatoriskt. Öppna dess meny för att byta med Ange samtycke som obligatoriskt eller Ställ in samtycke som ej obligatoriskt, för att Visa avtal, eller för att Ta bort det från det här formuläret. Obligatoriskt betyder att medlemmen inte kan skicka in utan att godkänna; ej obligatoriskt betyder att hen kan neka och ändå anmäla sig.
Ett avtal du har arkiverat ligger kvar på de formulär det redan var kopplat till, märkt Arkiverad.
Det medlemmen ser
Under anmälan kommer hen till ett steg med rubriken Granska och signera avtal. Varje avtal visar sin Titel och sitt innehåll, med Läs allt för att fälla ut längre texter. Under det Godkänn genom att skriva ditt namn och ett fält Skriv ditt fullständiga namn, och sedan Acceptera. Om samtycket inte är obligatoriskt finns även Neka, och namnet behöver bara skrivas när hen godkänner.
Hitta en signerad post
Varje godkännande sparas tillsammans med den anmälan det kom från.
Öppna anmälan.
Avtalet visas med hela texten som den såg ut vid signeringen, och under den Signerat namn — eller Status med Tackade nej om hen nekade.
Klicka på Ladda ner protokoll för en PDF.
PDF:en har rubriken Post för avtalsinlämning och innehåller Klubben, Medlem, Inlämnings-ID, Anmälningar, Användar-ID, Inskickat (UTC), Signerat namn, Tidsstämpel och en Innehållshash av avtalstexten — så att du kan visa att formuleringen inte har ändrats sedan den signerades.
Vill du se hur mycket ett avtal används, klicka på det i listan. Sidan visar en användningstabell med Namn, Användningstyp (värdet visas som Registrering) och antal Signerad per formulär, eller Används inte än.
Arkivera och återställa
Att arkivera pensionerar ett avtal utan att röra något som redan är signerat.
Öppna radens meny, välj Arkivera och bekräfta.
Det flyttas till fliken Arkiverad. Redan signerade poster påverkas inte och går fortfarande att ladda ner.
För att ta tillbaka det: öppna det från Arkiverad och klicka på Återställ.
Ett arkiverat avtal kan inte läggas till på ett formulär, och varje formulär som fortfarande har det visar det som Arkiverad.