Un horario empieza como una plantilla semanal de reservas que se repiten. Creas la plantilla una vez y luego la publicas para convertirla en los eventos y reservas reales de los calendarios de tus grupos, para el rango de fechas que elijas.
Cómo funciona
Las plantillas usan una semana fija de 7 días. Solo eliges qué día empieza la semana. Cada reserva que añades se repite cada semana hasta que publicas o despublicas la plantilla. Necesitas al menos un recurso creado para poder asignarlo a una reserva. Consulta Crear una base de datos de recursos.
Configurar la plantilla
Ve a Planificación > Plantillas y haz clic en Crear nuevo.
Añade un Título, una Descripción opcional y el Día de inicio de la semana.
Haz clic en Continuar.
El día de inicio no se puede cambiar cuando la plantilla ya tiene reservas.
Añadir franjas horarias (opcional)
Las franjas horarias marcan las horas en que un recurso está realmente disponible, para que tú y tu personal no programéis en horas sin uso.
Selecciona Espacio.
Introduce las horas de cada día por separado, o usa las mismas franjas para toda la semana.
Añadir reservas a la plantilla
Haz clic en Nueva reserva.
Elige la Hora y el día. Si el mismo grupo tiene la misma reserva varios días a la semana, elige todos esos días a la vez para duplicarla.
Elige el Grupo de la reserva.
Elige los Recursos que usa la reserva.
Elige el Tipo de evento y añade un Título de la reserva y una Descripción para el evento.
Opcional: configura las opciones del evento: Hora de reunión antes del evento, Límite de participantes y quién puede ver a los participantes y el evento en Visibilidad de los participantes y Visibilidad. Pasan a todos los eventos que crea esta reserva al publicar. Si las cambias más adelante, al volver a publicar se actualizan esos eventos.
Haz clic en Confirmar reserva.
Repite esto con cada reserva semanal fija que necesiten tus grupos antes de publicar.
Puedes asignar varios recursos a una reserva, pero el recurso principal es el que da la ubicación al evento.
Publicar la plantilla
Al publicar, las reservas semanales de la plantilla se convierten en eventos reales del calendario, para los rangos de fechas que elijas.
Haz clic en Revisar y publicar.
En Añadir fechas de publicación, añade los rangos de fechas que debe cubrir este horario.
Atención. Al publicar se sustituye cualquier horario que ya exista en esas fechas. Si ya hay otro horario publicado en un rango que añades, se elimina junto con sus reservas y eventos, y las reservas de esta plantilla ocupan su lugar. Todas las personas de tu organización reciben un aviso del cambio.
Configuración de creación de eventos
Publicar eventos: hace visibles los eventos en los calendarios de los grupos.
Añade usuarios del grupo actual: añade a los administradores/personal actuales como organizadores y a los jugadores como participantes, marcados como asistentes enseguida.
Invitar a los usuarios actuales del grupo: envía invitaciones pendientes a los miembros actuales del grupo en lugar de añadirlos directamente.
Nuevas personas miembros del grupo: opciones separadas para añadir o invitar automáticamente deciden si los jugadores y administradores/personal que se unan al grupo después se añaden directamente o reciben una invitación pendiente.
Previsualizar y publicar
Haz clic en Previsualizar para ver cuántas reservas y eventos se van a crear, cambiar o eliminar.
Haz clic en Publicar.
Recibirás una notificación cuando el horario se haya publicado en todos los calendarios.
Editar o despublicar un horario publicado
Abre la plantilla y cambia sus reservas igual que al crearlas, y vuelve a publicar para aplicar los cambios. Se sigue la misma regla de sustitución descrita arriba. Para quitar un horario del calendario por completo, elimina sus rangos de fechas y vuelve a publicar. Así se borran las reservas y eventos del horario en las fechas eliminadas.