Una reserva aparta un grupo y uno o varios recursos para una franja horaria, y puede crear a la vez un evento en el calendario de ese grupo.
Cómo funciona una reserva
Un grupo por reserva. Una reserva solo puede tener un grupo, pero puedes añadirle todos los recursos que necesites.
Un recurso marca la ubicación. Si una reserva tiene varios recursos, el que esté marcado con Establecer como recurso principal es el que da la ubicación a la reserva y al evento del calendario.
El evento del calendario es opcional. Activa Crear eventos y la reserva crea también un evento en el calendario del grupo. Si lo dejas desactivado, la reserva existe sin evento. Puedes activarlo más adelante al editarla.
Los eventos creados en el calendario también reciben una reserva. Cuando alguien crea un evento suelto en el calendario de un grupo, 360Player añade una reserva para él, sin recurso. Consulta Eventos creados en el calendario más abajo.
Los conflictos se señalan, no se bloquean. 360Player detecta recursos reservados dos veces y reservas que se solapan, y los señala en el horario. Consulta Resolver conflictos de reservas más abajo. No te impide guardar.
Crear una reserva
Abre Planificación en el menú principal y haz clic en Reservas.
Haz clic en Nueva reserva. O cambia a la vista Grupos o Recursos y haz clic en el + de la fila y la franja que quieres reservar, para que la hora de inicio y fin ya queden fijadas.
Ajusta la hora de inicio y fin si hace falta. Si la zona horaria que aparece no es la correcta, haz clic en ella para cambiarla.
Elige un grupo. Una reserva solo puede tener un grupo.
Elige los recursos. Si eliges más de uno, usa Establecer como recurso principal en el que debe dar la ubicación a la reserva.
En Eventos, activa lo que necesites:
Crear eventos: crea también un evento en el calendario a partir de esta reserva.
Añade usuarios del grupo actual: añade a los administradores/personal actuales del grupo como organizadores y a los jugadores como participantes. Quedan marcados como asistentes enseguida y no reciben invitación.
Invitar a los usuarios actuales del grupo: envía invitaciones pendientes a los miembros actuales del grupo. Puedes activar una de estas dos opciones, no las dos.
Las opciones de Nuevas personas miembros del grupo deciden qué pasa con las personas que se unan al grupo más adelante, igual que en un evento. Consulta Crear un evento.
Opcional: en Invitaciones programadas, activa Programar invitaciones para enviar las invitaciones con cierta antelación al evento, o Enviar recordatorios para enviar recordatorios después de la invitación. Programar invitaciones no se puede combinar con Añade usuarios del grupo actual ni con las opciones de añadir automáticamente, porque esas personas nunca reciben una invitación.
Opcional: configura las opciones del evento: Hora de reunión antes del evento, Límite de participantes y quién puede ver a los participantes y el evento en Visibilidad de los participantes y Visibilidad. Pasan al evento que crea la reserva y funcionan igual que en un evento.
Elige el Tipo de evento. No se puede cambiar una vez creada la reserva.
En un Partido, también puedes elegir Partido en casa o Partido como visitante en Local/Visitante, y hacer clic en Seleccione oponente para elegir el otro equipo. Los dos datos pasan al partido. Si cambias de grupo, el rival se borra.
Añade un Título de la reserva (obligatorio) y, si quieres, una Descripción.
Haz clic en Confirmar reserva.
Cambiar una reserva
Abre Planificación > Reservas.
Haz clic en la reserva que quieres cambiar en la cuadrícula. Se abre Editar reserva con sus datos actuales.
Cambia lo que necesites: hora, grupo, recursos, opciones del evento u otros ajustes de arriba. Si la reserva no creó un evento al hacerla, todavía puedes activar Crear eventos.
Haz clic en Guardar.
Si la reserva está conectada a un evento, lo que pasa con ese evento depende de si alguien cambió el propio evento:
El evento no se ha cambiado por su cuenta. El formulario dice "La reserva está conectada a un evento: cualquier cambio realizado aquí se reflejará en el evento". Lo que cambies en la reserva también cambia el evento.
El evento se cambió después de reservarlo. La reserva muestra Evento modificado en la cuadrícula, y el formulario muestra lo que tiene ahora el evento bajo "El evento se modificó después de la contratación. Ahora tiene:" No puedes guardar hasta que elijas una opción en Al guardar:
Actualice el evento para que coincida con esta reserva sustituye los cambios hechos en el evento por los datos de la reserva.
Actualice esta reserva para que coincida con el evento copia los cambios del evento en la reserva. El evento queda como está.
El evento se eliminó. El formulario dice "El evento conectado a esta reserva fue eliminado. Los cambios realizados aquí solo actualizan la reserva."
Eventos creados en el calendario
Si tu organización usa Planificación, cada evento suelto que alguien crea en el calendario de un grupo recibe también una reserva. Aparece en Reservas con el grupo, la hora, el título y el tipo del evento, pero sin recurso. En un partido, también se copian el rival y si se juega en casa o fuera.
Abre la reserva para añadir un recurso, igual que con cualquier otra reserva. Los cambios posteriores en el evento no se copian a la reserva. En su lugar, la reserva muestra Evento modificado y eliges qué hacer la próxima vez que la guardes. Consulta Cambiar una reserva más arriba.
Filtrar reservas
Haz clic en Filtrar en Reservas para acotar lo que muestra la cuadrícula. Además del tipo de reserva, el grupo, el recurso y los conflictos, puedes filtrar por:
Creado a partir de: de dónde viene la reserva: Herramienta de programación, Importación de eventos, Torneo o Calendario.
En la sede / Fuera de la sede: partidos Local o Visitante.
Recurso: Con acceso a recursos o Sin recurso. Usa Sin recurso para encontrar las reservas del calendario que aún necesitan un recurso.
Estos tres filtros solo están en Reservas, no en las plantillas.
Cancelar una reserva
Abre la reserva desde la cuadrícula.
Haz clic en Eliminar reserva, o en Eliminar reserva y evento si la reserva creó un evento.
Confirma el aviso.
Atención. No se puede deshacer. Al eliminarla, la reserva desaparece para siempre, y también su evento si eliges esa opción.
Resolver conflictos de reservas
En la cuadrícula del horario pueden aparecer dos avisos en una reserva:
Conflictos: un recurso de esta reserva también está en otra reserva a una hora que se solapa.
Superposiciones: el grupo de esta reserva ya tiene otra reserva en la misma franja.
Ninguno de los dos impide crear o guardar la reserva. Son un aviso, no un bloqueo. Resuélvelos cambiando la hora, el recurso o el grupo.