Cada plataforma y cada club puede gestionar la conciliación de pagos de distintas maneras. Esta guía explica diferentes formas de recopilar datos e informes para encontrar el método que mejor se adapte a tu club.
Comprender los fundamentos
Cuando utilizas 360Player y Adyen, obtienes una cuenta de Adyen propia y dedicada. Para conciliar correctamente las transacciones realizadas a través de 360Player, es importante basar tus informes en tu cuenta de Adyen, y no en la cuenta a la que finalmente se transfieren los fondos.
¿Por qué no basar la información teniendo en cuenta las transferencias a tu cuenta bancaria habitual?
Tu cuenta de Adyen registra los cambios de saldo de forma inmediata en cuanto un cliente realiza un pago a través de la plataforma 360Player. Sin embargo, a menudo puede haber un retraso (de hasta 48 horas) antes de que los fondos estén disponibles para su transferencia a tu cuenta bancaria habitual, debido a los tiempos de conciliación de las redes de tarjetas.
La fecha de contabilización es la fecha del pago original en la que tu cuenta de Adyen reconoce los fondos. Esta es la fecha que debes utilizar en tus informes para reflejar correctamente tu actividad financiera.
Transferencias a tu cuenta bancaria habitual
Las transferencias a tu cuenta bancaria habitual se realizan según un calendario fijo que puede variar, aunque las transferencias semanales son las más comunes. Se recomiendan las transferencias semanales para mantener un saldo activo en tu cuenta de Adyen, lo que resulta útil para gestionar posibles reembolsos de manera eficiente.
Dado que se producen cientos de transacciones en distintos momentos y las transferencias se retrasan, la mejor práctica es conciliar cada cambio en tu cuenta de Adyen, en lugar de centrarte únicamente en los fondos transferidos a tu cuenta externa.
Seguimiento de tu saldo
Para realizar un seguimiento de tu saldo y permitir una elaboración de informes precisa, puedes utilizar el Informe de Saldo, que se encuentra en:
Pagos → Informes → Saldo
Este informe muestra todas las transacciones en tiempo real, incluidos los importes brutos, netos y las comisiones de cada transacción, junto con las facturas correspondientes. También puedes exportar el informe para su uso en contabilidad externa.
El Informe de Saldo también muestra todas las transferencias a tu cuenta bancaria habitual.
Seguimiento agregado de ingresos
Si prefieres realizar un seguimiento de los ingresos de forma agregada, puedes utilizar el Informe de Ingresos, que se encuentra en:
Pagos → Informes → Ingresos
Este informe te permite ver todos los volúmenes facturados o pagados para un período de tiempo seleccionado, desglosados por:
Productos
Categorías de productos
Inscripciones
Categorías de inscripción
Metadatos
Por ejemplo, mediante el filtro de productos puedes hacer un seguimiento exacto de cuántos ingresos has recibido de todos los productos, incluidas las tarifas de servicio, para cualquier intervalo de fechas.
Los datos de este informe se actualizan de forma inmediata con cada transacción y se basan en la Fecha de contabilización, no en la fecha de transferencia a tu cuenta bancaria habitual.
Actualmente, el Informe de Ingresos solo muestra importes brutos, pero estamos trabajando para añadir importes netos y un desglose de comisiones. Mientras tanto, puedes sumar las comisiones de un período utilizando el Informe de Saldo.
Avanzado: conciliación de transferencias a tu cuenta bancaria habitual
Si necesitas conciliar las transacciones con las transferencias exactas a tu cuenta bancaria habitual, es posible hacerlo mediante una conciliación manual en Excel.
Para conciliar transacciones con una transferencia:
Ve a Pagos → Informes → Liquidación y descarga el informe de liquidación que deseas conciliar, disponible en el widget de informes.
Ve a Pagos → Facturas y exporta la Exportación de transacciones para el intervalo de fechas correspondiente.
En la Exportación de transacciones encontrarás un ID externo para cada factura. Este ID coincide con la columna Referencia de pago en tu informe de liquidación.
Esta conciliación te permite ver exactamente qué facturas y productos se incluyeron en cada transferencia. Si no necesitas detalles a nivel de producto, puedes utilizar la Exportación de facturas brutas para una conciliación más sencilla.