Un acuerdo es un texto que un miembro debe leer y aceptar —un código de conducta, una autorización de derechos de imagen, una declaración médica— adjunto a un formulario de registro para que la aceptación quede registrada junto a su envío. Los acuerdos no son contratos legales: son una forma estructurada de recoger el consentimiento y conservar constancia de él, así que consulta la redacción con tu propio asesor legal si eso es importante en tu región.
El modelo
Hay tres reglas que conviene conocer antes de crear nada.
Un acuerdo tiene dos nombres.Nombre interno es solo para tus administradores —"This name is only for internal use in your organization"— y Título es lo que ve el miembro.
Cuando alguien lo firma, el texto se congela. Tras la primera firma, Título y Contenido pasan a ser de solo lectura para que las copias firmadas sigan diciendo lo que realmente se aceptó. El Nombre interno sí se puede seguir cambiando. Si hay que cambiar la redacción, duplica el acuerdo y adjunta el nuevo.
Que el consentimiento sea obligatorio se decide por formulario, no por acuerdo. El mismo acuerdo puede ser obligatorio en un registro y opcional en otro. Ese interruptor está en el formulario, no aquí.
Crear un acuerdo
Ve a Configuración > Acuerdos.
Haz clic en Crear nuevo.
Rellena Nombre interno, Título y Contenido. Los tres son obligatorios.
Haz clic en Crear.
Para reutilizar un acuerdo con la redacción cambiada, abre el menú de su fila y elige Duplicar: la copia se abre rellenada, con el nombre interno seguido de "(copy)" y nada bloqueado. El título de esa ventana aparece como Acuerdo duplicado.
Añadir un acuerdo a un formulario de registro
Los acuerdos no hacen nada hasta que un formulario usa uno.
Abre el formulario de registro que quieras cambiar.
Busca la sección Acuerdos —"Add agreements to your registration".
Haz clic en Añadir acuerdo y elige uno o varios. No hay límite.
Cada acuerdo del formulario muestra Consentimiento requerido o Consentimiento no requerido. Abre su menú para cambiarlo con Establecer consentimiento como requerido o Establecer el consentimiento como no requerido, para Ver acuerdo, o para Eliminarlo de este formulario. Requerido significa que el miembro no puede enviar el formulario sin aceptarlo; no requerido significa que puede rechazarlo y registrarse igualmente.
Un acuerdo que hayas archivado permanece en los formularios a los que ya estaba adjunto, marcado como Archivado.
Lo que ve el miembro
Durante el registro llega a un paso titulado Revisar y firmar acuerdos. Cada acuerdo muestra su Título y su contenido, con Leer todo para desplegar los textos largos. Debajo, Aceptar escribiendo tu nombre y un campo Escriba su nombre completo, y después Aceptar. Si el consentimiento no es requerido también aparece Rechazar, y el nombre escrito solo hace falta cuando acepta.
Encontrar una firma registrada
Cada aceptación se guarda junto al envío del que viene.
Abre el envío del formulario de registro.
El acuerdo aparece con el texto completo tal como estaba al firmarse, y debajo Nombre firmado —o Estado mostrando Ha rechazado si lo rechazó.
Haz clic en Descargar registro para obtener un PDF.
El PDF se titula Registro de envío de acuerdo e incluye Club, Miembro, ID de envío, Registros, ID de usuario, Enviado (UTC), Nombre firmado, Marca de tiempo y un Hash de contenido del texto del acuerdo, con lo que puedes demostrar que la redacción no se ha modificado desde la firma.
Para ver cuánto se está usando un acuerdo, haz clic en él en la lista. Su página muestra una tabla de uso con Nombre, Tipo de uso (el valor se muestra como Registro para) y un recuento de Firmado por formulario, o bien Aún no está en uso.
Archivar y restaurar
Archivar retira un acuerdo sin tocar nada de lo ya firmado.
Abre el menú de la fila del acuerdo, elige Archivar y confirma.
Pasa a la pestaña Archivado. Las firmas ya registradas no se ven afectadas y siguen descargándose.
Para recuperarlo, ábrelo desde Archivado y haz clic en Restaurar.
Un acuerdo archivado no se puede añadir a un formulario, y cualquier formulario que aún lo tenga lo muestra como Archivado.