Ett schema börjar som en veckovis mall med återkommande bokningar. Du bygger mallen en gång och publicerar den sedan för att göra om den till riktiga aktiviteter och bokningar i gruppernas kalendrar, för det datumintervall du väljer.
Så fungerar det
Mallar bygger på en fast vecka med 7 dagar. Du väljer bara vilken dag veckan börjar. Varje bokning du lägger till upprepas varje vecka tills du publicerar eller avpublicerar mallen. Du behöver minst en resurs innan du kan koppla en till en bokning. Se Skapa en resursdatabas.
Skapa mallen
Gå till Schemaläggning > Mallar och klicka på Skapa ny.
Lägg till en Titel, en valfri Beskrivning och veckans Startdag.
Klicka på Fortsätt.
Startdagen kan inte ändras när mallen har bokningar.
Lägg till tidsluckor (valfritt)
Tidsluckor visar vilka tider en resurs faktiskt går att boka, så att du och dina ledare inte schemalägger på tider då den inte används.
Välj Slottider.
Ange tider för varje dag för sig, eller använd samma tider för hela veckan.
Lägg till bokningar i mallen
Klicka på Ny bokning.
Välj Tid och dag. Om samma grupp har samma bokning flera dagar i veckan väljer du alla de dagarna på en gång för att duplicera den.
Välj Grupp för bokningen.
Välj Resurser som bokningen använder.
Välj Aktivitetstyp och lägg till en Bokningstitel och Beskrivning för aktiviteten.
Valfritt: ställ in aktivitetsinställningarna: Mötestid före aktivitet, Deltagargräns och vem som ser deltagarna och aktiviteten under Deltagares synlighet och Synlighet. De följer med till alla aktiviteter som bokningen skapar när du publicerar. Ändrar du dem senare uppdateras aktiviteterna när du publicerar igen.
Klicka på Bekräfta bokningen.
Upprepa detta för varje fast veckobokning som grupperna behöver innan du publicerar.
Flera resurser kan kopplas till en bokning, men det är huvudresursen som bestämmer aktivitetens plats.
Publicera mallen
När du publicerar blir mallens veckobokningar riktiga aktiviteter i kalendern, för de datumintervall du väljer.
Klicka på Granska och publicera.
Under Lägg till datumintervall lägger du till de datumintervall schemat ska täcka.
Obs! Publiceringen ersätter alla befintliga scheman på de datumen. Om ett annat schema redan är publicerat för ett datumintervall du lägger till tas det bort, tillsammans med dess bokningar och aktiviteter, och mallens bokningar hamnar i stället. Alla i organisationen får ett meddelande om ändringen.
Inställningar för aktiviteter
Publicera aktiviteter – gör aktiviteterna synliga i gruppernas kalendrar.
Lägg till nuvarande gruppmedlemmar – lägger till nuvarande administratörer/ledare som arrangörer och spelare som deltagare, markerade som deltagande direkt.
Bjud in befintliga gruppanvändare – skickar väntande kallelser till gruppens nuvarande medlemmar i stället för att lägga till dem direkt.
Nya gruppmedlemmar – separata alternativ för att lägga till eller bjuda in automatiskt bestämmer om spelare och administratörer/ledare som går med i gruppen senare läggs till direkt eller får en väntande kallelse.
Förhandsgranska och publicera
Klicka på Förhandsvisning för att se hur många bokningar och aktiviteter som skapas, ändras eller tas bort.
Klicka på Publicera.
Du får en avisering när schemat har publicerats i alla kalendrar.
Redigera eller avpublicera ett publicerat schema
Öppna mallen och ändra bokningarna på samma sätt som när du skapade dem, och publicera igen för att göra ändringarna aktiva. Samma ersättningsregel som ovan gäller. För att ta bort ett schema helt från kalendern tar du bort dess datumintervall och publicerar igen. Då tas schemats bokningar och aktiviteter bort för de datumen.