En bokning reserverar en grupp och en eller flera resurser för en tid, och kan samtidigt skapa en aktivitet i gruppens kalender.
Så fungerar en bokning
En grupp per bokning. En bokning kan bara ha en grupp, men du kan lägga till så många resurser du behöver.
En resurs bestämmer platsen. Om en bokning har flera resurser är det den som är markerad med Ställ in som huvudresurs vars plats visas på bokningen och på aktiviteten.
Aktiviteten är valfri. Slå på Skapa aktivitet så skapar bokningen också en aktivitet i gruppens kalender. Lämnar du det avstängt finns bokningen utan aktivitet. Du kan slå på det senare när du redigerar den.
Aktiviteter som skapas i kalendern får också en bokning. När någon skapar en enskild aktivitet i en grupps kalender lägger 360Player till en bokning för den, utan resurs. Se Aktiviteter som skapas i kalendern nedan.
Konflikter markeras, de blockeras inte. 360Player letar efter dubbelbokade resurser och bokningar som överlappar och markerar dem i schemat. Se Lös bokningskonflikter nedan. Det hindrar dig inte från att spara.
Skapa en bokning
Öppna Schemaläggning i huvudmenyn och klicka på Bokningar.
Klicka på Ny bokning. Eller byt till vyn Koppling till lag/grupp eller Resurser och klicka på + på raden och tiden du vill boka, så är start- och sluttiden redan ifyllda.
Justera start- och sluttiden vid behov. Om tidszonen som visas är fel klickar du på den för att ändra den.
Välj en grupp. En bokning kan bara ha en grupp.
Välj resurserna. Om du väljer flera använder du Ställ in som huvudresurs på den vars plats ska visas på bokningen.
Under Aktiviteter slår du på det du behöver:
Skapa aktivitet – skapar också en aktivitet i kalendern från bokningen.
Lägg till nuvarande gruppmedlemmar – lägger till gruppens nuvarande administratörer/ledare som arrangörer och spelare som deltagare. De markeras som deltagande direkt och får ingen kallelse.
Bjud in befintliga gruppanvändare – skickar i stället väntande kallelser till gruppens nuvarande medlemmar. Du kan slå på ett av de här två, inte båda.
Alternativen under Nya gruppmedlemmar bestämmer vad som händer med personer som går med i gruppen senare, precis som på en aktivitet. Se Skapa en aktivitet.
Valfritt: under Schemalagda inbjudningar slår du på Schemalägg kallelser för aktiviteten för att skicka kallelserna en viss tid före aktiviteten, eller Skicka påminnelser för att påminna efter kallelsen. Schemalägg kallelser för aktiviteten kan inte kombineras med Lägg till nuvarande gruppmedlemmar eller alternativen för att lägga till automatiskt, eftersom de personerna aldrig får någon kallelse.
Valfritt: ställ in aktivitetsinställningarna: Mötestid före aktivitet, Deltagargräns och vem som ser deltagarna och aktiviteten under Deltagares synlighet och Synlighet. De följer med till aktiviteten som bokningen skapar och fungerar som på en aktivitet.
Välj Aktivitetstyp. Den kan inte ändras när bokningen väl är skapad.
För en Match kan du också välja Hemmamatch eller Bortamatch under Hemma/Borta, och klicka på Välj motståndare för att välja det andra laget. Båda följer med till matchen. Motståndaren rensas om du byter grupp.
Lägg till en Bokningstitel (obligatorisk) och, om du vill, en Beskrivning.
Klicka på Bekräfta bokningen.
Ändra en bokning
Öppna Schemaläggning > Bokningar.
Klicka på bokningen du vill ändra i rutnätet. Då öppnas Redigera bokning med bokningens nuvarande uppgifter.
Ändra det som behövs: tid, grupp, resurser, aktivitetsinställningar eller de andra inställningarna ovan. Om bokningen inte skapade någon aktivitet från början kan du fortfarande slå på Skapa aktivitet nu.
Klicka på Spara.
Om bokningen är kopplad till en aktivitet beror det som händer med aktiviteten på om någon har ändrat själva aktiviteten:
Aktiviteten har inte ändrats på egen hand. Formuläret visar "Bokningen är kopplad till en aktivitet - alla ändringar som görs här kommer att återspeglas på aktiviteten". Det du ändrar på bokningen ändras också på aktiviteten.
Aktiviteten ändrades efter att den bokades. Bokningen visar Evenemanget ändrades i rutnätet, och formuläret visar vad aktiviteten har nu under "Evenemanget ändrades efter att det bokats. Det har nu:" Du kan inte spara förrän du har valt ett alternativ under När du sparar:
Uppdatera händelsen så att den matchar din bokning ersätter ändringarna på aktiviteten med bokningens uppgifter.
Uppdatera den här bokningen så att den matchar evenemanget fyller i aktivitetens ändringar i bokningen. Aktiviteten lämnas som den är.
Aktiviteten togs bort. Formuläret visar "Evenemanget som var kopplat till den här bokningen har tagits bort. Ändringar som görs här uppdaterar bara bokningen."
Aktiviteter som skapas i kalendern
Om er organisation använder Schemaläggning får varje enskild aktivitet som någon skapar i en grupps kalender också en bokning. Den visas i Bokningar med aktivitetens grupp, tid, titel och typ, men utan resurs. För en match följer motståndaren och hemma eller borta med.
Öppna bokningen för att lägga till en resurs, precis som med andra bokningar. Senare ändringar på aktiviteten kopieras inte till bokningen. Bokningen visar i stället Evenemanget ändrades, och du väljer vad som ska hända nästa gång du sparar den. Se Ändra en bokning ovan.
Filtrera bokningar
Klicka på Filtrera i Bokningar för att begränsa vad rutnätet visar. Utöver bokningstyp, grupp, resurs och konflikter kan du filtrera på:
Skapat från – var bokningen kom ifrån: Schemaläggningsverktyg, Importera evenemang, Turnering eller Kalender.
Hemma / Borta – matcher Hem eller Borta.
Resurs – Med resurs eller Utan resurs. Använd Utan resurs för att hitta bokningar från kalendern som fortfarande behöver en resurs.
De här tre filtren finns bara i Bokningar, inte i mallar.
Avboka en bokning
Öppna bokningen från rutnätet.
Klicka på Ta bort bokning, eller Ta bort bokning och aktivitet om bokningen skapade en aktivitet.
Bekräfta frågan.
Obs! Det går inte att ångra. Bokningen tas bort för gott, och aktiviteten också om du väljer det alternativet.
Lös bokningskonflikter
Två markeringar kan visas på en bokning i schemat:
Konflikter – en resurs i bokningen är också bokad av en annan bokning vid en tid som överlappar.
Överlappar – bokningens grupp har redan en annan bokning under samma tid.
Ingen av dem hindrar dig från att skapa eller spara bokningen. De är en varning, inte ett stopp. Åtgärda dem genom att ändra tiden, byta resurs eller välja en annan grupp.