När du behöver betala tillbaka pengar till en kund visar 360Player en av två åtgärder beroende på hur fakturan betalades. Här går vi igenom båda, vad som händer efteråt och när du ska återbetala i stället för att makulera.
Återbetala jämfört med Markera som manuellt återbetald
Vilken åtgärd du ser på en faktura beror på hur den betalades:
Återbetala — visas på fakturor som kunden betalat online via 360Player. Pengarna går faktiskt tillbaka till kortet eller bankkontot.
Markera som manuellt återbetald — visas på fakturor som betalats utanför plattformen (banköverföring, kontant, manuellt satta som betalda). Inga pengar flyttas; 360Player registrerar bara att fakturan är återbetald. Själva återbetalningen sköter du.
Genomför återbetalningen
Gå till Betalningar > Fakturor och öppna fakturan du vill återbetala.
Öppna radmenyn och välj Återbetala (eller Markera som manuellt återbetald, beroende på hur fakturan betalades).
Om det är en riktig återbetalning, välj belopp:
Full återbetalning — betalar tillbaka hela det återstående beloppet.
Välj belopp — ange ett specifikt belopp. Du kan göra flera delåterbetalningar på samma faktura tills hela beloppet är återbetalt.
Välj en anledning (obligatoriskt): Övrig, Återbetalning, Återköp, Produkten otillfredsställande, Överdebiterad, Duplicera, Faktureringsfel, Felaktig/bedräglig avgift eller Osäkra fordringar. Alternativet som står Återbetalning i listan är återdebitering (chargeback), inte en vanlig återbetalning — åtgärden du valde i radmenyn heter Återbetala. Anledningen sparas på krediteringsunderlaget för bokföringen.
Bekräfta. Återbetalningen genomförs direkt.
Återbetalningar går inte att ångra. När en återbetalning väl är genomförd är enda vägen tillbaka att fakturera kunden på nytt.
Vad som händer med fakturan och kunden
Fakturastatus — en fullt återbetald faktura går över till Återbetald. En delåterbetalning lämnar den som Betalt, med en markering för delvis återbetald och det återstående återbetalningsbara beloppet.
Krediteringsunderlag — varje återbetalning skapar ett krediteringsunderlag med den anledning du valde, under Betalningar > Krediteringsunderlag.
Banktider — pengarna kan ta upp till tio dagar innan de syns på kundens kontoutdrag.
Transaktionsavgifter — avgifterna som togs ut på den ursprungliga betalningen följer inte alltid med tillbaka vid en återbetalning. Fråga din kontakt på 360Player vad som gäller för er klubb.
Produkttilldelningar — produkter som tilldelats via den här fakturan tas inte bort automatiskt. Om återbetalningen innebär att kunden ska förlora tillgången till ett medlemskap, en registrering eller någon annan produkt, ta bort tilldelningen manuellt på personens profil.
Prenumerationer — att återbetala en enskild faktura avbryter inte den bakomliggande prenumerationen. Avbryt den separat om du vill stoppa framtida fakturor.
När du ska återbetala och när du ska makulera
Använd | När | Effekt |
Återbetala | Fakturan var betald | Betalar tillbaka pengarna (eller registrerar en återbetalning gjord utanför plattformen) och skapar ett krediteringsunderlag. Faktura → Återbetald. |
Makulera/makulerad | Fakturan skickades men blev aldrig betald | Avbryter fakturan utan att pengar rör sig. Faktura → Makulerad. Se Makulera en faktura. |
Sätt status "Kräver åtgärd" | En obetald faktura kommer aldrig att betalas, men du vill ha kvar den i underlaget | Markerar fakturan som osäker fordran utan att makulera den. |
Tvister och återdebiteringar
Om en kund bestrider en debitering hos sin bank i stället för att be dig om återbetalning hanteras det som en återdebitering (chargeback). Gör ingen återbetalning på en bestridd faktura — du kan sluta med att betala tillbaka beloppet två gånger. Vänta tills tvisten är avgjord och återbetala bara om den avgörs till kundens fördel utanför den processen.
Felsökning
Åtgärden Återbetala är gråmarkerad med ett verktygstips som börjar "Bearbetas för närvarande…". Betalningen håller fortfarande på att behandlas. Vänta några minuter och försök igen.
Markera som manuellt återbetald är enda alternativet trots att kunden betalade med kort. Fakturan är inte flaggad som automatiskt återbetalningsbar i vårt system — oftast för att den ursprungliga debiteringen stämdes av utanför det normala betalflödet. Betala tillbaka pengarna till kunden på samma väg som den ursprungliga betalningen kom in, och använd sedan Markera som manuellt återbetald för att hålla 360Player i synk.
Kunden förlorade inte tillgången till sin produkt. Återbetalningar tar inte bort produkttilldelningar automatiskt. Öppna kundens profil och ta bort tilldelningen manuellt.