Cuando necesitas devolver dinero a un cliente, 360Player muestra una de dos acciones según cómo se pagó la factura. Aquí verás las dos, qué ocurre después y cuándo reembolsar en lugar de anular.
Reembolso frente a Marcar como reembolsado
La acción que ves en una factura depende de cómo se pagó:
Reembolso — aparece en las facturas que el cliente pagó online a través de 360Player. El dinero vuelve realmente a su tarjeta o a su cuenta bancaria.
Marcar como reembolsado — aparece en las facturas pagadas fuera de la plataforma (transferencia bancaria, efectivo, marcadas a mano como pagadas). No se mueve dinero; 360Player solo registra que la factura se reembolsó. La devolución la haces tú.
Emitir el reembolso
Ve a Pagos > Facturas y abre la factura que quieres reembolsar.
Abre el menú de su fila y elige Reembolso (o Marcar como reembolsado, según cómo se pagara la factura).
Si es un reembolso real, elige el importe:
Reembolso completo — devuelve todo el importe restante.
Seleccionar importe — introduce un importe concreto. Puedes hacer varios reembolsos parciales sobre la misma factura hasta devolver el total.
Elige un motivo (obligatorio): Otro, Contracargo, Productos devueltos, Producto insatisfactorio, Sobrecargado, Duplicar, Error de facturación, Cargo fraudulento o Deuda incobrable. Queda guardado en la nota de crédito para contabilidad.
Confirma. El reembolso se emite de inmediato.
Los reembolsos no se pueden deshacer. Una vez emitidos, la única forma de recuperar el dinero es volver a facturar al cliente.
Qué le ocurre a la factura y al cliente
Estado de la factura — una factura reembolsada por completo pasa a Reembolsado. Un reembolso parcial la deja en Pagado, con un indicador de reembolso parcial y el importe reembolsable restante.
Nota de crédito — cada reembolso genera una nota de crédito con el motivo que elegiste, en Pagos > Notas de crédito.
Plazos bancarios — el dinero puede tardar hasta diez días en aparecer en el extracto del cliente.
Comisiones de transacción — las comisiones cobradas sobre el pago original pueden no volver con el reembolso. Pregunta a tu contacto de 360Player qué aplica a tu club.
Asignaciones de productos — los productos asignados a través de esta factura no se retiran automáticamente. Si el reembolso implica que el cliente debe perder el acceso a una membresía, una inscripción u otro producto, retira la asignación a mano en su perfil.
Suscripciones — reembolsar una factura suelta no cancela la suscripción que hay detrás. Cancélala aparte si quieres detener las facturas futuras.
Cuándo reembolsar y cuándo anular
Usa | Cuándo | Efecto |
Reembolso | La factura estaba pagada | Devuelve el dinero (o registra una devolución hecha por fuera) y crea una nota de crédito. Factura → Reembolsado. |
Anulada | La factura se emitió pero nunca se pagó | Cancela la factura sin que se mueva dinero. Factura → Anulada. Consulta Anular una factura. |
Marcar como incobrable | Una factura impagada no se va a cobrar nunca, pero quieres conservarla en el registro | Marca la factura como deuda incobrable sin anularla. |
Disputas y contracargos
Si un cliente disputa un cargo con su banco en lugar de pedirte el reembolso, se gestiona como contracargo. No emitas un reembolso sobre una factura en disputa: podrías acabar devolviendo el importe dos veces. Espera a que la disputa se resuelva y reembolsa solo si se cierra a favor del cliente fuera de ese proceso.
Resolución de problemas
La acción Reembolso está desactivada y aparece un aviso de "Procesando…". El pago todavía se está procesando. Espera unos minutos y vuelve a intentarlo.
Marcar como reembolsado es la única opción aunque el cliente pagara con tarjeta. La factura no está marcada como reembolsable automáticamente en nuestro sistema, normalmente porque el cargo original se concilió fuera del flujo de pago habitual. Devuelve el dinero al cliente por la misma vía por la que te llegó el pago original y después usa Marcar como reembolsado para que 360Player quede al día.
El cliente no ha perdido el acceso a su producto. Los reembolsos no retiran automáticamente las asignaciones de productos. Abre el perfil del cliente y quita la asignación a mano.